enrolment
Vpis in informativni dnevi 2018/19

GDPR

SPLOŠNA UREDBA O VAROVANJU OSEBNIH PODATKOV (GDPR) IN KAJ TA POMENI ZA ŠTUDENTE SFU LJUBLJANA [1]

 

Fakulteta za Psihoterapevtsko znanost Univerze Sigmunda Freuda v Ljubljani (SFU Ljubljana) je upravljalec vaših osebnih podatkov in tako subjekt po zakonu, ki ureja varovanje osebnih podatkov v Republiki Sloveniji (trenutno je to Zakon o varstvu osebnih podatkov [ZVOP-1]) in subjekt Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (GDPR), ki od dne 25. 5. 2016 velja na ravni celotne Evropske unije, uporabljati pa se je pričela z dnem 25. 5. 2018.

Povezava do besedila ZVOP-1.

Povezava do besedila GDPR.

 

Oseba, pooblaščena za varnost osebnih podatkov na SFU Ljubljana (DPO), je tajnica vodstva in knjigovodja Mojca Tompa, ki je za dodatne informacije dosegljiva na e-mail naslovu mojca.tompa@sfu-ljubljana.si in na telefonski številki 01 425 4433.

Obvestilo za študente v nadaljevanju pojasnjuje, kako SFU Ljubljana kot upravitelj in obdelovalec osebnih podatkov študentov te podatke ureja in jih procesira.

 

[1] Slovnična oblika moškega spola se nanaša na študente kot tudi na študentke.

Katere informacije zbiramo?

SFU Ljubljana lahko pridobi, ima ali upravlja s podatki o prijavljenih in študentih, na primer z osebnimi podatki, družinskimi in socialnimi okoliščinami, s podatki o izobrazbi in usposabljanjih, podatki o zaposlitvi in osnovnimi finančnimi podatki. SFU Ljubljana lahko pridobi, ima ali upravlja z določenimi podatki posebne kategorije, ki vključujejo rasno in etnično pripadnost, podatki o mentalni ali fizični invalidnosti in podatki o motnjah učenja.

Navedeni podatki se zbirajo neposredno od prijaviteljev/študentov. V primerih, ki jih dovoljuje zakon, se podatki lahko pridobijo tudi od pooblaščenih organizacij in ostalih s študijem povezanih enot.

Zakaj zbiramo vaše podatke?

SFU Ljubljana vaše podatke zbira v interesu študentov in za potrebe kvalitetnega in transparentnega študijskega procesa. SFU Ljubljana te podatke v primeru zakonsko določenih obveznosti lahko posreduje državnim organom ali organizacijam, ki jih državni organi za to posebej pooblastijo. Pri tem se posredujejo podatki le v obsegu, določenem v takem zakonu.

Kako bomo vaše podatke uporabili?

SFU Ljubljana bo vaše osebne podatke uporabila za obravnavo vašega izobraževanja in s tem povezane (in zakonsko določene) administracije. To vključuje:

 

  • vpise in prijavljanje;
  • zagotavljanje študijskih aktivnosti: vpisi, pregledi, spremljanje študijskega napredovanja, spremljanje prisotnosti v izobraževalnem procesu, preiskave v disciplinskih postopkih, diplomiranje, priznanje diplome/spričeval;
  • vodenje evidenc študentov;
  • ostalo infrastrukturo: podpora študentom v okviru tutorstva in mentorstva, knjižnične storitve, zagotavljanje varnosti študentov za čas študijskih procesov in varovanja, študentske izkaznice, omogočanje parkirnih mest ipd.;
  • spremljanje in obdelavo finančnih obveznosti študentov;
  • obvezno poročanje organom, pooblaščenim za reguliranje na področju izobraževanja v Republiki Sloveniji ter
  • za zagotavljanje vstopa v stavbe in predavalnice SFU Ljubljana ter internetnega dostopa.

V nekaterih primerih bomo vaše podatke uporabili za druge administrativne namene, na primer za statistične analize, za preprečevanje in zaznavo kriminalnih dejanj, disciplinske postopke, pritožbe in poizvedbe.

SFU Ljubljana poskuša v čim večji meri zagotoviti osebno in ročno obdelavo podatkov, razen v primerih, ko zaradi količine statističnih podatkov to ni smotrno pričakovati. Tudi v slednjem primeru bo te podatke pregledal zaposleni na SFU Ljubljana oziroma v njegovem imenu pooblaščena oseba, ki je prav tako zavezujejo določbe o varstvu osebnih podatkov.

V primeru udeležbe na predavanjih, seminarjih ali pri ostalih študijskih aktivnostih se za potrebe dokumentiranja ali promocije ti dogodki lahko snemajo ali slikajo, pri čemer bodo študenti o tem predhodno obveščeni.

Podatki o diplomiranju in diplomi se za potrebe zagovora in slovesne podelitve lahko objavijo na spletu. Pri slovesni podelitvi lahko sodelujejo tretje osebe (fotografi, snemalci ipd.).

E-INDEX: Študenti, vpisani na fakulteto, lahko do svojih študijskih podatkov dostopajo preko portala E-INDEX. V primeru sprememb osebnih podatkov ali privolitve so te poleg spremembe v spletnem obrazcu dolžni posredovati tudi Referatu in DPO-ju SFU Ljubljana.

Kaj je pravna podlaga za obdelavo vaših podatkov?

SFU Ljubljana vaše podatke zbira in obdeluje za potrebe izpolnjevanja pogodbenih določil pogodbe o študiju. Nekatere podatke je SFU Ljubljana dolžna posredovati tretjim osebam ali organizacijam za zaščito interesov in varnosti študentov ali tretje osebe, za izpolnjevanje svojih obveznosti v javnem interesu ali če ji to nalaga zakon, odločba za to pooblaščenega državnega organa (policija, finančna uprava ipd.) ter v primeru izkazanega pravnega interesa tretje osebe, ki ima podlago v zakonu.

Komu in v kakšne namene SFU Ljubljana posreduje vaše podatke?

Študente naprošamo, da pred umikom privolitve za posamezno kategorijo osebnih podatkov/namenov premislijo, če jim tak umik privolitve zaradi nemožnosti obdelave s strani SFU Ljubljana še omogoča nadaljevanje študija.

SFU Ljubljana ima po prosti presoji pravico zavrniti sklenitev ali podaljšanje pogodbe o študiju s študentom, v primeru, da zaradi odsotnosti določenih kategorij privolitev nadaljnja študijska obdelava ni mogoča. V takem primeru SFU Ljubljana študenta na odsotnost posamezne kategorije in posledično nemožnost obdelave predhodno opozori.

SFU Ljubljana vaše podatke lahko posreduje:

  • svojim zaposlenim, partnerjem in pogodbenim obdelovalcem (npr. računovodskemu servisu in skrbniku računalniškega sistema);
  • v primeru legitimnega razloga za posredovanje informacij (program za preverjanje plagiatorstva, študentska namestitev ipd.);
  • organom SFU Ljubljana;
  • zunanjim predavateljem;
  • SFU Dunaj;
  • pooblaščenim državnim organom (glej zgoraj);
  • staršem, skrbnikom ali najbližjemu sorodniku – v primeru legitimnega razloga za razkritje ter
  • tretjim strankam, ki podatke obdelujejo zgolj s statističnega vidika,

samo v obsegu in na način, ki je potreben za dosego legitimnega in zakonitega cilja.

Kako dolgo se hranijo vaši podatki?

Vaši podatki se hranijo trajno, razen v primeru, ko je to z zakonom, podzakonskim aktom ali internim aktom določeno drugače.

Kakšne pravice imate v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov?

Na podlagi in pod pogoji iz členov 12, 15, 16, 17, 18 ,20 in 21 GDPR imate pravico, da od SFU Ljubljana zahtevate dostop do lastnih osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave (izjeme: glej zgoraj) in pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov.

Svojo privolitev lahko kadarkoli spremenite ali prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica. Umik privolitve za posamezno kategorijo osebnih podatkov je študent dolžan sporočiti DPO-ju SFU Ljubljana v pisni obliki ali po elektronski pošti.

V primeru kršitve varstva vaših osebnih podatkov imate pri informacijskemu pooblaščencu RS možnost vložitve inšpekcijsko prijavo ali pritožbo.

Uporabniki z omejenimi pooblastili so tudi redni pogodbeni obdelovalci podatkov (glej zgoraj).

Na koga na SFU Ljubljana se lahko obrnem v primeru zaznave kršitev varstva osebnih podatkov, suma vdora v računalniški sistem, suma kraje osebnih podatkov ali vprašanj v zvezi z varstvom osebnih podatkov?

V navedenih primerih se lahko kadarkoli obrnem na vsakokratnega DPO-ja SFU Ljubljana (glej zgoraj).